ایمیل‌ها جزو مهمترین منابع اطلاعاتی هر سازمانی هستند و تجارت بدون آن‌ها دشوار و گاهی غیر ممکن است. اهمیت ایمیل به اندازه‌ای است که پیش‌بینی می‌شود تا سال ۲۰۲۵ روزانه بیش از ۳۷۶ میلیارد ایمیل در سرتاسر جهان ارسال یا دریافت خواهد شد. گاهی محتوای یک ایمیل، تنها سوابقی است که از یک معامله تجاری مهم موجود است. بنابراین از دست دادن یا حذف ایمیل‌های مهم کاری می‌تواند باعث آسیب به وجهه سازمان و یا ضرر و زیان مالی گردد و یا حتی ممکن است پیامدهای قانونی داشته باشد.
بایگانی کردن ایمیل‌ها علاوه بر اینکه خطر از دست دادن آن‌ها را از بین می‌برد، منابع پردازشی و فضای ذخیره‌سازی سرور ایمیل را کاهش داده و بازیابی ایمیل‌ها را نیز آسان‌تر می‌کند. از طرفی، محتوای ایمیل‌ اهمیت زیادی برای مراجع قانونی داشته و در برخی موارد (مثلا معاملات مالی و عملیات بانکی) نگهداری سوابق ایمیل‌ها برای مدت زمان مشخص، یک الزام است. با استفاده از نرم‌افزار GFI MailArchiver می‌توان به صورت خودکار تمام اطلاعات مهم سازمان از قبیل فایل‌ها و ایمیل‌ها را در یک محیط متمرکز ، امن و قابل دسترس به مدت طولانی نگهداری کرد.

معرفی نرم‌افزار GFI Archiver
نگهداری سوابق ایمیل‌ها برای مدت طولانی، همواره چالش بزرگی برای مدیران فناوری اطلاعات است. خصوصا اگر از Microsoft Exchange Server برای مدیریت ایمیل‌ها استفاده کنید، ذخیره‌سازی ایمیل‌ها بر روی خود سرور (توسط فایل‌های PST) علاوه بر اینکه باعث اشغال شدن منابع پردازشی و فضای ذخیره‌سازی زیادی می‌شود، بازیابی ایمیل‌ها و جستجو در بین سوابق آن‌ها را نیز به شدت کند و زمان‌بر خواهد نمود.
نرم‌افزار GFI Archiver که قبلا با نام GFI MailArchiver نیز شناخته می‌شد، راهکاری قدرتمند برای بایگانی ایمیل‌ها، فایل‌های پیوست، تقویم‌های کاری و … است که توسط بسیاری از سازمان‌ها در سراسر جهان برای حل مشکلات نگهداری ایمیل‌ها استفاده می‌شود. این نرم‌افزار یک فضای ذخیره‌سازی امن و قابل دسترس برای بایگانی ایمیل‌ها و سایر اسناد مهم فراهم می‌کند. GFI MailArchiver با انواع فایل‌سرورها و نرم افزارهای تعاملی از قبیل Microsoft Exchange ، Office 365 ، Google Apps و سایر میل سرورها سازگار است.

علاوه بر این‌ها، به کمک گزارش‌های Maillnsights در این نرم‌فزار می‌توان از رخنه‌های امنیتی و مشکلات قانونی و بهره‌وری جلوگیری کرد و به نحو موثرتری کاربران را مدیریت نمود. GFI Archiver در واقع همانند یک دستیار ایمیل عمل می‌کند و شما را از راهکارهای جانبی دیگر برای نگهداری و اشتراک گذاری ایمیل‌ها، بی‌نیاز خواهد کرد.

GFI MailArchiver چگونه کار می‌کند؟
GFI Archiver فرآیند بایگانی ایمیل‌ها را طی سه مرحله اصلی انجام می‌دهد:
ابتدا نرم‌افزار GFI Archiver بر اساس پیکربندی‌های از پیش تعیین شده، ایمیل‌ها و سایر داده‌ها را از سرور ایمیل جمع‌آوری کرده و در یک سرور خارجی کپی می‌کند. این کار می‌تواند به دو صورت آرشیو دستی یا آرشیو خودکار (Journaling) انجام شود. همچنین امکان استفاده از دستیار آرشیو و یا ابزار Import/Export نیز وجود دارد. سپس ایمیل‌ها و فایل‌های جمع‌آوری شده، در دیتابیس GFI Archiver و در مکان‌هایی به نام Archive Stores که بر اساس داده‌های دریافتی ایجاد شده‌اند، بایگانی می‌شوند و فرآیند Indexing بر روی آن‌ها انجام می‌شود.

دیتابیس نرم‌افزار GFI Archiver بسته به حجم ایمیل‌های سازمان می‌تواند SQL Server نسخه Express یا Enterprise انتخاب شود. در نهایت داده‌های بایگانی شده از طریق رابط تحت وب GFI Archiver یا افزونه Outlook Connector در نرم‌افزار Microsoft Outlook برای تمام کاربران در دسترس خواهد بود. همچنین کاربران می‌توانند در تلفن همراه خود نیز از طریق پروتکل IMAP به ایمیل‌ها و فایل‌های بایگانی شده دسترسی داشته باشند.

ویژگی‌ها و امکانات GFI Archiver
نرم‌افزار GFI Archiver به شما این امکان را می‌دهد که تمام ارتباطات کاری خود از قبیل ایمیل‌ها، فایل‌ها، تقویم‌های کاری، فکس‌ها، پیام‌های کوتاه و … را به صورت متمرکز بایگانی و مدیریت کنید. (بایگانی فکس‌ها و پیام‌ها تنها در صورت استفاده از ماژول GFI FaxMaker به نرم‌افزار اضافه خواهد شد.) تمام محتواها در فرمت اصلی خود ذخیره می‌شوند و در زمان لازم به راحتی جستجو و بازیابی خواهند شد. این کار باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های ذخیره‌سازی خواهد شد و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد.

ابزارهای مدیریتی

فرآیند نصب GFI MailArchiverGFI MailArchiver بسیار ساده است و مراحل Exchange Journaling و همگام‌سازی پوشه‌ها می‌تواند به صورت خودکار پیکربندی گردد. نرم‌افزار GFI Archiver با تکنولوژی‌های رایج مجازی‌سازی سازگاری دارد. پس از نصب نرم‌افزار، از طریق یک Wizard به راحتی می‌توانید بایگانی ایمیل‌ها را پیکربندی کنید.
دسترسی به سابقه ایمیل‌ها از راه دور و بدون محدودیت زمانی
حذف شدن یا از دست دادن ایمیل‌ها می‌تواند کابوسی برای مدیران فناوری اطلاعات باشد. با استفاده از نرم‌افزار GFI Archiver، کاربران می‌توانند ایمیل‌های خود را به صورت یکپارچه از طریق Outlook و یا از هر دستگاه مجهز به پروتکل IMAP مشاهده کنند. همچنین رابط تحت وب این نرم‌افزار دسترسی به تاریخچه ایمیل‌ها و فایل‌ها را حتی هنگامی که سرور اصلی ایمیل در دسترس نیست، برای کاربران فراهم می‌کند.
بازگردانی ایمیل‌های حذف شده تنها با یک کلیک

امکان تعریف قوانین ذخیره‌سازی و بازیابی ایمیل‌ها

گزارش‌های هوش تجاری (BI)

قابلیت MailInsights در GFI MailArchiver یک رابط کاربری مبتنی بر وب است که با استخراج داده‌ها از آرشیو ایمیل، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که مسائل مربوط به کسب و کار و ریسک‌های موجود را شناسایی کرده و گزارش‌های خود را در قالب PDF تولید کنند. گزارش‌ها می‌توانند به صورت زمان‌بندی شده یا در مواقع بروز مشکل از طریق ایمیل ارسال شوند.

جستجوی پیشرفته
GFI Archiver به صورت خودکار تمام ایمیل‌ها و فایل‌ها را قبل از اینکه آرشیو شوند، ایندکس گذاری می‌کند. بنابراین تمام سوابق ایمیل‌ها حتی در صورت حذف شدن از میل سرور اصلی نیز به راحتی قابل جستجو و بازیابی هستند. کاربران می‌توانند قوانین جستجوی پیچیده‌ای را براساس تاریخ، فرستنده، گیرنده و کلمات کلیدی ایجاد کنند. نرم‌افزار GFI MailArchiver دارای یک گزینه جستجوی سریع است که شامل پارامترهایی مثل “AND” ، “OR” و سایر موارد است که کاربران را قادر می‌سازد جستجوهای هدفمندتری را انجام دهند.

بایگانی تقویم‌های کاری
GFI MailArchiver این امکان را به شما می‌دهد که سوابق تقویم‌های کاری از قبیل قرار ملاقات‌ها و جلسات مهم را بایگانی کنید. این سوابق به صورت مستقیم از طریق رابط کاربری Calendar View و یا از راه دور (از طریق پروتکل IMAP) با قابلیت جستجو و مشاهده ضمائم تقویم‌ها برای تمام کاربران در دسترس است.

بازبینی ایمیل‌های آرشیو شده برای اطمینان از عدم دستکاری آنها

جستجو و بازیابی سریع ایمیل‌ها در زمان دلخواه

تنوع گزینه‌های ذخیره‌سازی
GFI MailArchiver برای ذخیره‌سازی ایمیل‌ها، گزینه‌های متنوعی را پیش روی شما قرار می‌دهد. با استفاده از قوانین از پیش تعیین شده (بر اساس فرستنده، گیرنده، کلمات کلیدی و …) می‌توانید تمام ایمیل‌ها یا فقط ایمیل‌های خاصی را بایگانی یا حذف کنید. حتی کاربران می‌توانند تعیین کنند که کدام یک از ایمیل‌هایشان ذخیره شوند. GFI Archiver در این موارد سازگاری بیشتری با Microsoft Exchange Server دارد و امکانات متنوع‌تری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

ذخیره‌سازی متمرکز
نرم‌افزار GFI MailArchiver یک کپی از تمام ایمیل‌ها و فایل‌ها را در یک مکان متمرکز خارج از سرور ایمیل نگهداری می‌کند. GFI Archiver برای ذخیره‌سازی ایمیل‌هایی که به صورت متعدد ارسال می‌شوند از فضاهای ذخیره‌سازی SIS استفاده می‌کند و پیوست‌ها را فشرده‌سازی می‌کند. این کار باعث بهبود عملکرد سرور ایمیل خواهد شد و به مشکلات مربوط به ذخیره‌سازی ایمیل‌ها در فایل‌های PST پایان خواهد داد. نرم‌افزار GFI Archiver نسبت به Microsoft Exchange Server به مراتب فضای کمتری برای ذخیره‌سازی ایمیل‌ها نیاز دارد. می‌توانید نرم‌افزار را به گونه‌ای پیکربندی کنید که فقط ایمیل‌های خاصی را ذخیره‌سازی کند و بدین ترتیب داده‌ها را برای مدت زمان طولانی‌تری نگهداری کنید.

انطباق با استانداردها و پاسخگویی به مراجع قانونی
طبق قوانین و مقررات مختلف، سازمان‌ها در سراسر جهان ملزم به نگهداری سوابق و مکاتبات الکترونیکی برای مدت زمان مشخصی هستند. سوابق باید به صورت کامل و به شکل اصلی خود ذخیره شوند. GFI Archiver تضمین می‌کند که تمام ارتباطات کاری سازمان در یک مکان متمرکز به صورت امن و غیرقابل دستکاری ذخیره می‌شوند. این امر موجب می‌گردد تا در صورت لزوم پاسخگوی مراجع قانونی و نهادهای بازرسی نیز باشید.

نیازمندی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
نرم‌افزار GFI MailArchiver بر روی تمام نسخه‌های اخیر سیستم‌عامل ویندوز قابل نصب است. این نرم‌افزار برای اجرا نیازمند پردازنده‌ای با توان پردازشی حداقل ۲ گیگاهرتز و ۱ گیگابایت حافظه رم می‌باشد. توصیه می‌گردد برای عملکرد بهتر نرم‌افزار حداقل ۴ گیگابایت حافظه رم به آن اختصاص داده شود. فضای ذخیره‌سازی بسته به نیاز سازمان می‌تواند متغیر باشد. برای اطلاع دقیق از نیازمندی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری GFI Archiver با کارشناسان آرمان داده پویان در تماس باشید.

نرم‌افزار GFI Archiver از کدام میل سرورها پشتیبانی می‌کند؟
• Microsoft Exchange نسخه ۲۰۰۳ و بالاتر
• Office 365
• Google Apps for Business
• Kerio Connect
• سایر میل سرورهایی که از پروتکل IMAP و ویژگی Journaling یا شبیه آن پشتیبانی کنند.

انواع لایسنس های Mail Archiver:

GFI Archiver Subscription for 1 Year 10-49 Mailboxes

GFI Archiver Subscription for 1 Year 50-249 Mailboxes

GFI Archiver Subscription for 1 Year 250-2999 Mailboxes