SmarterMail می‌توانند نسبت به اکسچنج 90% صرفه‌جویی در زمان داشته باشند.

یکی از مزایای بسیار مهم SmarterMail این است که قابلیت‌هایی را دارد که سایر سرورهای ایمیل قادر به انجام آن‌ها نیستند و می‌تواند زمان مدیریت را به شدت کاهش دهد. فرض کنید شما یک مدیر سیستم هستید و مسئول پیکربندی و مدیریت همه نصب‌های سرور ایمیل هستید، یا یک مدیر دامنه که مسئول مدیریت کاربران و تنظیمات است. SmarterMail این امکان را به شما می‌دهد که ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را به “پایین دست” منتقل کنید. این به این معنی است که دیگران قادر به مدیریت و حفظ امکانات هستند و شما بیشتر از وقت و انرژی خود برای وظایف فوری و مهم‌تر دیگر آزاد می‌شوید. علاوه بر این، SmarterMail این وظیفه را به دوش مدیران دامنه و حتی کاربران نهایی می‌نهد و اجازه می‌دهد تا دامنه‌ها و حساب‌های خود را به یک روشی مدیریت کنند که با نیازها و عملکرد بهتر کسب و کارهای آن‌ها هماهنگ باشد.

یکی از نمونه‌های کامل SmarterMail، ویژگی Folder Auto-Clean است.

اگر با این تنظیم آشنا نیستید، قوانین خودکار پاکسازی پوشه‌ها یک راه عالی برای محدود کردن استفاده از فضای دیسک توسط حساب ایمیل شماست. در بسیاری از موارد، کاربران فضای محدودی برای حساب ایمیل خود دارند. با در نظر گرفتن تعداد ایمیل‌های ارسالی و دریافتی، پیوست‌های ایمیل و استفاده از فضای ذخیره‌سازی فایل، این فضا به سرعت پر می‌شود. عبور از محدودیت فضای دیسک ممکن است باعث مشکلاتی مانند مشکلات در ارسال ایمیل شود، بنابراین حفظ فضای خالی در حساب ایمیل واقعیت بسیار مهمی دارد.

از نظر انتقال “پایین دست”، می‌توان قوانین پاکسازی خودکار پوشه را در سطح سیستم، سپس در سطح دامنه و در نهایت در سطح کاربر تنظیم کرد.

انتقال پاکسازی خودکار پوشه: مدیر سیستم >> مدیر دامنه >> کاربر پایانی

 

 

مزایای تنظیم قوانین پاکسازی خودکار در سطح سیستم عبارتند از:

1. تعیین مبنای پایه برای رفتار پیام‌ها: با تنظیم قوانین پاکسازی خودکار، مدیر سیستم حداقل می‌تواند برای رفتار پیام‌ها در پوشه‌های خاصی، یک مبنای پایه تعیین کند. این به او امکان می‌دهد قوانینی را ایجاد کند که به نظرش به بهبود کلی سلامت سرور SmarterMail کمک می‌کند.
2. انعطاف‌پذیری در تنظیم قوانین: مدیر سیستم می‌تواند به تنظیمات قوانین پاکسازی خودکار، بر حسب نیاز، سخت‌گیرانه یا انعطاف‌پذیرانه باشد. در صورت انعطاف‌پذیری، مدیران دامنه قادر به بهبود قوانین هستند و می‌توانند آن‌ها را با فعال کردن “اجازه به دامنه‌ها برای نادیده‌گرفتن تنظیمات پاکسازی خودکار” اصلاح یا اضافه کنند.
3. حذف دائمی پیام‌ها: در مثال ارائه شده، مدیر سیستم یک قانون تنظیم کرده است که پیام‌های موجود در پوشه ایمیل ابتذال کاربران را که بیش از 2 سال (760 روز) قدیمی شده‌اند، به صورت دائمی حذف می‌کند. با توجه به فعال بودن “اجازه به دامنه‌ها برای نادیده‌گرفتن تنظیمات پاکسازی خودکار”، مدیران دامنه قادر به ویرایش یا اضافه کردن این قانون هستند.

توضیحاتی برای تنظیم قوانین پاکسازی خودکار در سطح سیستم

به عنوان مثال دیگر، می‌توان به انتقال امضاهای پیش‌فرض اشاره کرد. به عنوان یک مدیر دامنه، یکی از مسئولیت‌های شما حفظ همسانی برند دامنه است. شما می‌توانید با اضافه کردن لوگو، پیام خوش‌آمدگویی یا حتی سفارشی‌سازی کامل صفحه ورود وبمیل با استفاده از HTML، صفحه ورود را شخصی‌سازی کنید. استفاده از امضاهای اختصاص داده شده به کاربران نیز یک راه برای حفظ همسانی است.

به عنوان مدیر دامنه، شما دارای کنترلی بر روی امضای پیش‌فرضی هستید که به تمام کاربرانی که برای دامنه شما ایجاد شده‌اند، اضافه می‌شود. همچنین، شما قادرید بر روی امضاهای استفاده شده توسط هر نام مستعار نیز کنترل داشته باشید. این بدان معنی است که نام مستعار می‌تواند برای ارسال پیام‌های جدید و/یا پاسخ به پیام‌های دریافتی استفاده شود. مدیران دامنه ممکن است بخواهند برخی اطلاعات را در امضاهای کاربران، مانند واحدها یا شماره تلفن‌های مستقیم آن‌ها، قرار دهند. ایجاد یک امضای پیش‌فرض برای دامنه، روشی جامع برای حضور این اطلاعات است.

امضاهای پیش‌فرض: مدیر دامنه >> کاربر پایانی

با این حال، مدیران دامنه ممکن است بخواهند مدیریت امضاها را به کاربران انتقال دهند و آن‌ها را قادر به ایجاد امضاهای خودشان کنند. به عبارت دیگر، ممکن است مدیر دامنه بخواهد برخی از اطلاعات را در امضاهای کاربران نگه دارد، اما هر چقدر که بیشتر اطلاعات در آنها قرار گیرد، به عهده کاربران است.

کاربران قادر نیستند امضاهایی که توسط مدیران دامنه ایجاد شده‌اند را ویرایش کنند، اما مدیران می‌توانند یک قالب امضا ایجاد کنند که شامل برخی اطلاعات است و به کاربران اجازه دهند تا تنظیمات امضا را با استفاده از امضایی که خود ساخته‌اند، نادیده بگیرند. امیدواریم که کاربران برخی از اطلاعات موجود در قالب امضا را کپی کرده و سپس اطلاعات اضافی مورد نیاز خود را به امضاهایی که خود ساخته‌اند، اضافه کنند تا بهترین مناسب برای نقش، موقعیت و غیره خود باشند. این کار واقعاً مدیریت دقیق امضاها را از دست مدیر دامنه برمی‌دارد و مسئولیت را به عهده کاربر نهایی می‌گذارد. این به کاربران امکان انعطاف بیشتری در خصوص میزان اطلاعاتی که به دنیای بیرون انتقال می‌دهند می‌دهد.

حتی اگر مدیر دامنه تصمیم به کنترل امضای پیش‌فرض دامنه را بگیرد، هر زمان که نیاز به تغییر وجود داشته باشد، فرایند ویرایش این امضا بسیار آسان است. تغییرات هر چند کوچکی که صورت بگیرد، به طور فوری برای تمامی کاربران دامنه اعمال می‌شود تا موارد را در حداکثر امکان آسان نگه دارد.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های اضافی در SmarterMail

همانطور که مشاهده می‌فرمایید، وقتی قابلیت‌ها و قابلیت‌های اضافی به “پایین دست” منتقل می‌شوند، مدیران سیستم، مدیران دامنه و کاربران نهایی بهره‌مندی بسیاری دارند. این کار نه تنها مدیران را آزاد می‌کند تا به وظایف مدیریتی واقعی تمرکز کنند، بلکه برخی از مسئولیت‌ها را به دیگران منتقل می‌کند تا مدیریت و نگهداری جوانه‌های مختلف یک دامنه یا حساب کاربری را بر عهده بگیرند. در نهایت، Folder Auto-Clean تنها یک نمونه از نوع وظایفی است که می‌توان آن‌ها را از سطح سیستم به سطح دامنه و حتی به کاربران نهایی منتقل کرد. البته لازم به ذکر است که ویژگی‌های دیگری نیز وجود دارند که می‌توان از آن‌ها استفاده کرد.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های اضافی عبارتند از:

– اختصاص EAS و MAPI/EWS (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– عملکردهای انجام شده روی پیام‌هایی که وزن اسپم مشخصی را دارند (مدیران سیستم، مدیران دامنه و کاربران نهایی)

– فعال/غیرفعال کردن Greylisting (مدیران دامنه و کاربران نهایی)

– تنظیم آدرس URL خروج (صفحه‌ای که هنگام خروج کاربر بارگذاری می‌شود) (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– سفارشی‌سازی ورود به وبمیل (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– سفارشی‌سازی پاکتک پیام (مدیران سیستم، مدیران دامنه و کاربران نهایی)

– تنظیم محدودیت‌های اندازه صندوق پستی (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– ایجاد نام مستعارهای دامنه (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– مشاهده رمز عبور کاربران (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– جستجوی بایگانی پیام (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– فعال/غیرفعال کردن تأیید دو مرحله‌ای (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– تنظیم انتقال خودکار (مدیران سیستم و مدیران دامنه)

– تنظیم یک سرور STUN/TURN. مدیران دامنه در نصب‌های بزرگ‌تر می‌توانند فضای کاری تیم برای کاربران خود را گسترش و بهبود بخشند. (بدون نیاز به مدیر سیستم)

 

تنظیمات پیش‌فرض دامنه و کاربر

موارد فوق تنظیماتی هستند که می‌توانند به “پایین دست” منتقل شوند. تنظیمات پیش‌فرض برای کل دامنه و تمامی کاربران نیز وجود دارند که می‌توانند توسط مدیر سیستم پیکربندی شده و به همه دامنه‌ها (یا دامنه‌های مختلف) و کاربران روی سرور منتقل شوند. سپس توسط مدیران دامنه به میزان لازم ویرایش و اصلاح شوند. این بدان معنی است که هر دامنه جدیدی که اضافه می‌شود. و یا هر کاربری که به یک دامنه اضافه می‌شود، تنظیمات پیش‌فرض مربوط به آن‌ها پیش‌تنظیم شده و برای آنها انتخاب شده است.

به این ترتیب، یک مدیر دامنه می‌تواند تنظیمات را برای دامنه خود تغییر دهد، تنظیمات پیش‌فرض کاربر را تغییر دهد و آنها را به همه کاربران خود منتقل کند. یا تنظیمات را به صورت جداگانه برای هر کاربر تغییر دهد. در بیشتر موارد، مدیران دامنه به سادگی از تنظیمات پیش‌فرضی که توسط مدیر سیستم پیکربندی شده است، استفاده می‌کنند. با این حال، یک مدیر دامنه قادر است قالب‌های پیش‌فرض کاربر را به دلخواه خود تغییر دهد و سپس می‌تواند تنظیمات را برای کاربران فردی تغییر دهد.

به طور خلاصه، توانایی انتقال وظایف و تنظیمات به دیگران می‌تواند وقت مدیر را برای تمرکز بر وظایفی که با سطح مسئولیت آنان سازگارتر است، آزاد کند. این علاوه بر آن است که دیگران را قادر می‌سازد در عملکرد روزمره SmarterMail شریک شوند، آنان را توانمند کنند و به آنان کمک کنند تا بخشی از فرآیند مدیریت و نگهداری یک سرور پست الکترونیک را بر عهده بگیرند.