قابلیت‌های End Users در SmarterMail

نسخه جدید SmarterMail
بخش سوم:قابلیت‌های End Users در SmarterMail

در این پست ما بر روی برخی از ویژگی های جدید هیجان انگیز موجود برای End Users در SmarterMail تمرکز می کنیم.

 

قابلیت‌های End Users در SmarterMail نسخه جدید بسیار موفق بوده و در حال حاضر به مرحله نهایی انتشار نزدیک شده است. در حالی که به مرحله نهایی و عمومی نزدیک می‌شویم، اکنون زمان مناسبی است تا به بخش بتای جامعه ما بروید و خودتان در این فرآیند مشارکت کنید!

ما قبلاً به بهبودهای مخصوص مدیران سیستم و مزایای مدیران دامنه پرداخته‌ایم. لذا در این پست، به چند ویژگی و تغییر جدیدی متمرکز می‌شویم که به End Users بسیار کمک خواهد کرد.

 

رابط کاربری تازه و مدرن

برای رابط کاربری جدید SmarterMail، ما از تجربیات موفقی که در بازطراحی اخیر SmarterTrack داشتیم، بهره بردیم و آنها را بهبود دادیم. تغییرات در فاصله‌ها، بهبودهای نور/تاریکی، طراحی مدرن، همگی از SmarterTrack به SmarterMail منتقل شد. با این حال، ما ناوبری را به طور کمی به تفاوتی که مردم در استفاده از SmarterMail نسبت به استفاده از SmarterTrack دارند، تطابق دادیم. ایمیل، تقویم، مخاطبین و وظایف همگی در نوار بالا نمایش داده می‌شوند، و بخش‌های دیگر (یادداشت‌ها، ذخیره فایل، تنظیمات و غیره) از یک فهرست “بیشتر” در دسترس هستند. این گفته شود که برخی از تغییراتی که در رابط کاربری SmarterMail انجام دادیم، ممکن است به SmarterTrack نیز منتقل شوند.

علاوه بر پاکسازی رابط کاربری، ما در سایر زمینه‌ها نیز بهبود ایجاد کرده‌ایم. این شامل تغییرات در نام‌گذاری ویژگی‌ها و افزودن آیکون‌ها، نمادها و جلوه‌ها می‌شود. در مورد تغییر نام‌ها، “فضاهای کاری تیم” اکنون “جلسات آنلاین” هستند به ساده‌ترین دلیل که همانطور که هستند: جلسات آنلاین. چیزهایی مانند Microsoft Teams و Zoom Rooms به عنوان جلسات آنلاین محسوب می‌شوند، و این معنی نمی‌دهد که سعی در برند کردن ویژگی در SmarterMail داشته باشیم. بنابراین، تصمیم گرفتیم که ویژگی را بر اساس عملکرد آن نامگذاری کنیم. همین موضوع برای “چت” هم صدق می‌کند – این کاری است که انجام می‌دهید، بنابراین همین نام را برای آن انتخاب کرده‌ایم. به علاوه، عبارت “پیام‌رسانی فوری” به طراوت و سبک قدیمی می‌آید.

در زمینه آیکون‌ها، نمادها و جلوه‌ها، ما آیکون‌ها را برای چیزهایی مانند پاپ‌آوت‌ها و تغییر نور/تاریکی به‌روز کرده‌ایم. همچنین تضاد، نمایش و عملکرد تم‌های نوری/تاریکی نیز بهبود یافت. ما یک آیکون فیلترینگ جدید در لیست پیام‌ها اضافه کرده‌ایم و پوشه‌ها و عملیات را جداگانه با آیکون‌های خود، در تمامی نواحی جداگانه کرده‌ایم. شما آیکون‌های جدید پوشه و عملیات را در پایین هر ناحیه پوشه خواهید دید.

ویژگی‌های سطح Exchange برای وبمیل و کلاینت‌ها

ویژگی‌های مورد استفاده گسترده‌ترین از Outlook و Microsoft Exchange نیز اضافه شده‌اند، که قدرت واقعی سطح Exchange را به SmarterMail می‌آورند. و زیرا SmarterTools مجوزها و پروتکل‌های استفاده شده توسط Exchange، به ویژه MAPI، EWS و EAS را ارائه می‌دهد، بسیاری از این ویژگی‌ها به کلاینت‌های رومیزی و تلفن همراه منتقل می‌شوند. هر زمان که امکان پذیر باشد، بر اساس محدودیت‌های پروتکل‌ها و کلاینت‌ها، کاربران قادر به استفاده از این ویژگی‌ها خواهند بود بدون توجه به اینکه چگونه، کجا و کی از SmarterMail استفاده می‌کنند. این ویژگی‌ها شامل موارد زیر هستند:

اختصاص

اکنون امکان دادن مجوز به کاربران دیگر در دامنه خود برای عمل نمودن به نمایندگی از شما، مانند آنچه که در Exchange امکان دارد، امکان پذیر است. این برای افرادی که دارای یک دستیار شخصی هستند یا برای یک گروه کوچک از افرادی که همه وظایف مختلفی دارند عالی کار می‌کند: یک نفر می‌تواند نقطه تماس باشد یا یک کاربر ممکن است اصلی باشد، اما دیگران مجوز پاسخ به ایمیل‌ها، ایجاد تعیین وقت در تقویم و غیره داشته باشند. عموماً اختصاص در سطح کلاینت ایمیل انجام می‌شود زیرا بسیاری از کلاینت‌های مدرن به کاربران اجازه تنظیم نمایندگان را می‌دهند (مانند Outlook، eM Client و غیره). با این حال، نمایندگان می‌توانند از کلاینت وبمیل مشاهده و حذف شوند.

پیوست‌ها، در همه جا

یکی از مزایای خوب اکسچنج این است که می‌توانید پیوست به تقریباً همه چیز اضافه کنید: ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، وظایف، مخاطبین و تعیین وقت‌های تقویم. به تازگی، SmarterMail نیز تمامی این موارد را پشتیبانی می‌کند. بنابراین، اگر اجلاسی دارید که می‌خواهید آن را در یک درخواست تعیین وقت درج کنید، می‌توانید اضافه کنید. اگر نمودار فرآیند، جداول اطلاعاتی، فایل‌های تصویری یا دیگر انواع فایل‌ها را برای یک وظیفه نیاز دارید، به راحتی می‌توانید آن‌ها را اضافه کنید.

بهترین بخش این است که تمامی این پیوست‌ها در وبمیل و همچنین از داخل کلاینت‌های ایمیل (هر جا که پشتیبانی شود) همگام می‌شوند از طریق EAS، MAPI و/یا EWS! بنابراین شما می‌توانید پیوست به موارد در Outlook که از طریق MAPI همگام شده‌اند، اضافه کنید و این پیوست‌ها در وبمیل نمایش داده می‌شوند!

پشتیبانی گسترده از دسته‌ها

دسته‌بندی‌ها یک راه عالی برای نظم دادن به اطلاعات در حساب SmarterMail شما هستند و نسخه بعدی SmarterMail آن‌ها را حتی بهتر می‌کند. این به این دلیل است که ما پشتیبانی از دسته‌بندی را به تمامی نواحی همکاری SmarterMail گسترش داده‌ایم. این شامل یادداشت‌ها، وظایف، مخاطبین، تعیین وقت‌های تقویم و حتی ایمیل‌ها می‌شود. شما قادر خواهید بود تمامی نواحی داخل SmarterMail را به دلخواه خود برای دسته‌بندی کامل نمایید و سپس این دسته‌بندی‌ها را در تمامی دستگاه‌های خود همگام کنید!

هر ناحیه همچنین امکان فیلتر کردن موارد بر اساس دسته‌بندی‌های آن را داراست و موارد می‌توانند با یک یا چند دسته‌بندی برچسب‌گذاری شوند. به عنوان یک مزیت اضافی، SmarterMail قادر به شناسایی و همگام سازی پرچم‌های IMAP خواهد بود!

بازبینی کامل WebDAV

ما یک نگاه دقیق و خوب به WebDAV در این نسخه انداخته‌ایم و اصولاً آن را از ابتدا بازنویسی کرده‌ایم.

WebDAV بهتر کار می‌کند نه تنها دارای گزینه‌های بیشتری می‌باشد! به عنوان مثال، CalDAV اکنون شامل دسترسی به دعوت‌نامه‌های تقویم است، با توجه به MacOS Mail و Calendars. همچنین پشتیبانی از WebDAV را به وظایف و یادداشت‌ها گسترش داده‌ایم و این شامل به اشتراک‌گذاری نیز می‌شود.

پشتیبانی از آواتار جدید

در این نسخه بعدی، ما پشتیبانی از تعداد گسترده‌تری از آواتارها را معرفی می‌کنیم. این شامل پشتیبانی از Gravatar و همچنین مشخصات Brand Indicators for Message Identification (BIMI) در آینده می‌شود.

BIMI جالب است زیرا از استانداردهای تاییدی استفاده می‌کند، به ویژه DKIM، SPF و DMARC، برای تایید یک فرستنده و نمایش لوگوی فرستنده کنار پیام در صندوق ورودی شما. با استفاده از این استانداردهای احراز هویت، گیرندگان اطمینان حاصل می‌کنند که فرستنده دقیقاً همان کسی است که ادعا می‌کند. این همچنین به این فرستندگان اجازه می‌دهد که این اطمینان را با نمایش لوگوی تجاری یا برند خود در کنار پیامشان تقویت کنند.

با این حال، BIMI هنوز به نسبت جدید است و همه شرکت‌ها در حال حاضر در آن شرکت نمی‌کنند. علاوه بر این، تمام سرورهای ایمیل این را پشتیبانی نمی‌کنند، اگرچه بسیاری از کلاینت‌ها این پشتیبانی را دارند. اگر یک فرستنده در این پروسه شرکت نمی‌کند، به جای لوگوی تجاری، ممکن است یک نشان‌واره را کنار پیام ببینید یا اگر از Gravatar استفاده می‌کنند، Gravatar خود را مشاهده کنید.

ویژگی‌های اضافی

علاوه بر موارد مشخص شده بالا، ما اکنون پشتیبانی از چندین ویژگی دیگر که افراد آنها را در کلاینت‌های ایمیل خود مورد استفاده قرار می‌دهند، به ویژه هنگام اتصال حساب‌ها با استفاده از EAS و/یا MAPI و EWS را ارائه می‌دهیم. این شامل موارد زیر می‌شود:

• پشتیبانی از ارائه زمان جدید برای جلسه‌ها/دعوت‌نامه‌ها
• پشتیبانی از دنبال‌کردن وظایف/کارها در Outlook
• نمایش همه پوشه‌ها در جستجو
• وضعیت‌های یادآوری/اعلان همگام شده: اگر یادآوری را در Outlook رد کنید، در وبمیل نیز بازتاب می‌یابد و برعکس
• اطلاعات بهبود یافته در مورد فضای دیسک: دقیق‌تر و براساس ناحیه (ایمیل، تقویم‌ها، گفت‌وگوهای زنده، جلسات آنلاین و غیره)
• و بسیاری موارد دیگر

مهاجرت‌های Exchange و بازیابی پیام

ما وقت و تلاش زیادی را صرف بهبود ارتباط SmarterMail با اکسچنج کرده‌ایم. این شامل امکان راه‌اندازی بازیابی پیام‌ها بر مبنای اکسچنج برای حساب‌های Microsoft 365 و Outlook.com با استفاده از Microsoft OAuth است، علاوه بر IMAP و POP.

در مورد مهاجرت‌های اکسچنج، اکنون شامل جزئیات بیشتری می‌شوند، شامل:

• دسته‌بندی‌ها
• پرچم‌های ایمیل
• پیوست‌ها برای تعیین وقت‌ها، وظایف، مخاطبین و یادداشت‌ها
• جزئیات تکرار تعیین وقت‌ها
• چندین فیلد مخاطب مانند اداره، مدیر، دستیار، نام مستعار و صفحه وب شخصی
• جزئیات وظایف مانند تکرار، کل واقعی و کارکرد، مسافت و صدور صورتحساب

مهاجرت‌های اکسچنج همچنین شامل بازیابی گروه‌های مخاطب می‌شوند. در نهایت، وضعیت مهاجرت‌های با مدت طولانی ذخیره می‌شود. بنابراین، اگر سرور در وسط خاموش شود، مهاجرت می‌تواند پس از راه‌اندازی مجدد سرور از جایی که قبل از خاموش شدن مانده بود، ادامه یابد!

برنامه‌ریزی جلسات آنلاین

ما نام جلسات آنلاین را تغییر دادیم، اما همچنین ویژگی‌های جلسات آنلاین را با گسترش برخی تنظیمات برای دسترسی بهتر و افزودن آن‌ها به تقویم‌ها افزایش دادیم!

بله: وقتی یک جلسه را در وبمیل برنامه‌ریزی می‌کنید، می‌توانید همچنین یک جلسه آنلاین را برای استفاده در آن جلسه ایجاد و برنامه‌ریزی کنید. SmarterMail به طور خودکار یک جلسه آنلاین ایجاد می‌کند که با موضوع دعوت مطابقت دارد و یک لینک به جلسه آنلاین را در جزئیات دعوت درج می‌کند. این به سادگی است.

علاوه بر این، جلسات آنلاین SmarterMail اکنون یک ارائه‌دهنده جلسات آنلاین پیش‌فرض در eM Client می‌باشد. این به این معناست که در هنگام استفاده از eM Client و ارسال دعوت‌نامه‌ها، می‌توانید یک جلسه آنلاین SmarterMail را از داخل خود eM Client ایجاد کنید، به همان اندازه که می‌توانید یک جلسه تیم‌های مایکروسافت، یک اتاق زوم و غیره ایجاد کنید.

 

بهبودهای ضد‌هرزنامه در سطح کاربر

به طور کلی، مسائل مربوط به ضد‌هرزنامه در سطح سیستم اداره می‌شود و می‌تواند به سطح دامنه و کاربر نیز منتقل شود. با این حال، کاربران نیاز به گزینه‌های بیشتری برای مبارزه با هرزنامه دارند. بنابراین، ما چندین ویژگی جدید را معرفی می‌کنیم که به تشخیص هرزنامه کمک می‌کنند، و همچنین ویژگی‌هایی که به کاربر اطلاع می‌دهند که آیا یک فرستنده واقعاً همان کسی است که می‌گوید.

انتقال به هرزنامه

اولاً، ما دکمه “انتقال به هرزنامه” (و به طور معکوس، دکمه “انتقال به صندوق ورودی”) را معرفی می‌کنیم. با استفاده از “انتقال به هرزنامه”، ایمیل به پوشه هرزنامه شما منتقل می‌شود و همچنین به سیستم کمک می‌کند تا فرستنده و محتوای پیام را به عنوان هرزنامه ممکن تشخیص دهد. این اطلاعات برای کمک به آموزش تنظیمات جدید HAM/SPAM نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند.

 

مسدود کردن ردیاب‌های ایمیل

علاوه بر این، ما قصد داریم نمایش دهیم که SmarterMail یک ردیاب پیکسل ایمیل از یک پیام مسدود کرده است. کاربران می‌توانند بر روی پیام کلیک کرده و ببینند که ردیاب از کجاست (به عنوان مثال، Salesforce) و اگر تمایل داشته باشند، ردیاب را برای آن پیام قبول کنند. به طور پیش‌فرض، SmarterMail تمام ردیاب‌ها را به صورت دلخواه مسدود می‌کند.

لغو اشتراک آسان

بعدی، ما روشی آسان برای کاربران برای لغو اشتراک از ایمیل‌های بازاریابی و خبرنامه‌ها اضافه می‌کنیم. کاربران یک لینک به “لغو اشتراک از این ایمیل‌ها” در بالای پیام مشاهده خواهند کرد. با کلیک بر روی این لینک، از روش لغو اشتراک فرستنده استفاده می‌شود و به طور خودکار درخواست لغو اشتراک ثبت می‌کند. برای برخی از انواع پیام‌ها ممکن است به اطلاعات کاربری نیاز باشد، اما ما تا جای ممکن مراقبت می‌کنیم.

اطلاعیه فرستنده خارجی

بعضی از سازمان‌ها، به عنوان مثال کسب و کارهای مالی، می‌خواهند اطمینان حاصل کنند که کاربران آگاه هستند که هنگام دریافت ایمیل‌ها از منابع خارجی، از دامین‌ها، شرکت‌های خارجی، سرویس‌های ایمیل رایگان و غیره، ایمیل‌هایی از منابع خارجی دریافت می‌کنند. آنها از این احتیاط‌های اضافی خوششان می‌آید تا کاربران هشدار داشته باشند که از کلیک بر روی لینک‌ها یا باز کردن پیوست‌ها که از خارج از شرکت خودشان می‌آیند پرهیز کنند. این جا به اطلاعیه‌های “فرستنده خارجی” نیاز داریم. این اطلاعیه‌ها بسیار واضح می‌کنند که پیام‌ها از داخل شرکت نیستند. متن می‌تواند به خود پیام، به خط موضوع پیام یا هر دو اضافه شود! به هر حال، کاربران همیشه خواهند دانست که آیا یک پیام از خارج از سازمان خودشان ارسال شده است یا خیر.

سپر تایید کننده فرستنده

یک ویژگی کاملاً تازه که ما در حال معرفی آن هستیم، سپر تایید کننده فرستنده است. کنار نام هر فرستنده در وب‌میل، کاربران نماد سپر را مشاهده می‌کنند. حرکت موشه روی این نماد، یک پنجره کوچک نمایش می‌دهد که به کاربر اطلاع می‌دهد آیا فرستنده “تایید شده” است یا خیر – به طور پایه، آیا احتمالاً پیام از آدرس معتبری ارسال شده است یا خیر. این فهرستی از چک‌های انجام شده و وضعیت این چک‌ها را نشان می‌دهد.

با استفاده از روش‌های معمول ضد هرزنامه مانند SPF، DKIM، DMARC و اینکه کاربر و/یا دامنه به عنوان فرستنده‌های قابل اعتماد یا در مخاطبین شما لیست شده‌اند، ما تصمیم می‌گیریم که آیا فرستنده “تایید شده” است یا خیر. این سپر می‌تواند سبز (تایید شده)، خاکستری (چک‌های هرزنامه رد شده، اما فرستنده یا فرستنده قابل اعتماد نیست) یا قرمز (مشکوک) باشد تا یک راهنمای سریع برای اعتبار فرستنده ارائه دهد.

حالا، نشان قرمز به ضرورتاً نمی‌آینه که فرستنده واقعاً کسی نباشد که ادعا می‌کند. با این حال، بهترین اقدام همیشه این است که اطلاع داشته باشیم و سپس بررسی کنیم که چرا فرستنده ممکن است مشکوک باشد. ممکن است که چک DMARC آن‌ها ناموفق باشد، که ممکن است نشان‌دهنده عدم تنظیم آن باشد، به ویژه اگر سوابق SPF و DKIM آن‌ها معتبر باشد.

بررسی اتصالات خود

ما به مدیران دامنه و سیستم اطلاعات بیشتری در مورد کاربران و نحوه اتصال آن‌ها به حساب‌های خود ارائه دادیم، با صفحات اتصال کاربر و اتصال‌های IP جدید. و ما همین کار را برای کاربران انجام می‌دهیم.

در صفحه اتصال کاربر، آن‌ها یک کارت IP‌های تأیید شده جدید خواهند دید. این کارت آخرین آدرس‌های IP تأیید شده برای یک حساب را نشان می‌دهد، پروتکل‌های استفاده شده برای اتصال، تاریخ و زمان آخرین تأیید اتصال و مکان آدرس IP. این اطلاعات عالی است و به کاربران کمک می‌کند تا متوجه شوند که آیا کسی یا چیزی از مکان نامعلومی به حساب آن‌ها متصل می‌شود.

 

همکاری با eM Client

تقریباً یک سال است که SmarterTools و eM Client در حال همکاری برای ایجاد امکان استفاده از eM Client به عنوان یک برنامه کاربردی کاملاً ساخته شده برای استفاده از SmarterMail و تنها SmarterMail هستند. ادغام پیشین ما فقط سطح پایینی از قابلیت‌هایی که eM Client و SmarterMail می‌توانند ارائه دهند را پوشش می‌داد.

اگر تا کنون از eM Client نشنیده‌اید، بدون شک یکی از بهترین برنامه‌های کاربری ایمیل در بازار است. این تنها برنامه کاربری ایمیل است که واقعاً می‌تواند با Microsoft Outlook در مورد ویژگی‌ها رقابت کند. این با Outlook در مورد پشتیبانی از ایمیل، تقویم‌سازی، مدیریت وظایف و یادداشت همخوانی دارد، اما ویژگی‌های بیشتری دارد! به عنوان مثال، eM Client شامل یک برنامه چت فوری جاسازی شده است!

گسترش ویژگی‌های Outlook

همچنین ویژگی‌های Outlook را گسترش داده ویژگی‌هایی مانند افتراق‌گذاری، پوشه‌های مشترک، پشتیبانی کامل از دسته/برچسب (شامل مدیریت لیست برچسب برای مشترکین)، ادغام جلسات آنلاین، ادغام پاسخ‌دهی خودکار در تعطیلات و موارد دیگر ارائه می‌دهد. در واقع، ارتباط SmarterMail با eM Client به اندازه کافی محکم است که وقتی کاربران تعیین جلسات تقویمی را ایجاد می‌کنند، می‌توانند از SmarterMail برای جلسات آنلاین خود استفاده کنند. وقتی جلسه را در eM Client ایجاد می‌کنید، به طور خودکار یک جلسه آنلاین مرتبط با موضوع دعوت در SmarterMail ایجاد می‌شود. این بدان معناست که شما نیازی به ایجاد جلسه آنلاین به صورت جداگانه از رابط وبیلم ندارید و سپس لینک جلسه را به دعوت در eM Client اضافه کنید. همه این موارد بین eM Client و SmarterMail انجام می‌شود، که منجر به ایجاد یک راه‌حل بسیار عالی برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط می‌شود.

برای بهبود رابطه، SmarterMail و eM Client روش‌های اختصاصی برای به طور خودکار پیکربندی به کاربران دارند. این بدان معناست که وقتی شما eM Client را تنظیم می‌کنید، شما فقط آدرس ایمیل و گذرواژه خود را اضافه کرده و می‌توانید در عرض چند ثانیه ایمیل، مخاطبین، وظایف، یادداشت‌ها و چت فوری خود را اجرا کنید. واقعاً نمی‌تواند ساده‌تر باشد.

ما بسیار هیجان‌زده از این همکاری هستیم چرا که به کاربران و سازمان‌ها کمک می‌کند تا از Exchange و Outlook دور شوند و فرآیند کلی ایمیل، تماس و چت زنده را ساده‌ترکنند.

بهبود‌های اضافی

آنچه در بالا فهرست کرده‌ایم تنها برخی از تغییرات و بهبودهایی هستند که برای کاربران در دست است. در زیر فهرستی از تغییرات و بهبودهای دیگری که می‌توانید انتظار داشته باشید وجود دارد:

• تغییرات متعدد در مورد لیست‌های ایمیل مانند بهبود در تولید لینک‌های لغو اشتراک، تاریخچه پیام برای مشترکان و موارد دیگر
• هشدار در صورتی که دعوت به جلسه آنلاین ایجاد شده ولی ارسال نشده
• ما یک منبع مشترک جدید اضافه کردیم: تجهیزات. این می‌تواند برای اشیاء مانند پروژکتورها یا دیگر تجهیزات قابل اشتراک برای جلسات مورد نیاز استفاده شود
• اکنون امکان ارسال دعوت‌نامه‌های جلسه آنلاین وجود دارد
• کاربران می‌توانند یک نسخه تکراری از یک قرار ملاقات دوره‌ای را ویرایش کنند